Membuat Minutes of Meeting a.k.a Notulensi Rapat

Minutes of Meeting (MoM) atau notulensi rapat adalah dokumen yang cukup vital dibutuhkan, terutama untuk rapat yang di dalamnya membahas kesepakatan beberapa pihak ataupun keputusan-keputusan penting dan strategis. Saya pernah belajar dari program director di salah satu projectnya Hivos tentang bagaimana membuat MoM yang terstruktur dan rapih, formatnya bisa dilihat dari gambar berikut ini:

Contoh template MoM
Contoh template MoM

Dalam konteks pelaksanaan program, MoM ini diperlukan untuk menjadi supporting document untuk pelaporan baik untuk laporan program maupun keuangan. Untuk konteks program, dokumen ini akan menjadi catatan atas kesepakatan-kesepakatan yang telah disepakati, ataupun keputusan yang telah diputuskan dan akan menjadi rujukan ketika dalam pelaksanaannya ternyata menyimpang dari kesepakatan sebelumnya.  Untuk konteks keuangan, dokumen ini akan menjadi dasar pengeluaran anggaran untuk transportasi ataupun konsumsi.

Awalnya membuat dokumen MoM seperti ini rasanya malas sekali, tapi ketika dampak dari dokumen ini ternyata sangat penting, maka rasa malas itu bisa saya lawan, dan akhirnya mulai bisa saya biasakan, terutama untuk pertemuan-pertemuan yang melahirkan beberapa kesepakatan maupun keputusan penting.

Memori kita sangat terbatas untuk mengingat seluruh hal, dan satu hal, seringkali dalam rapat, akan terjadi campur aduk antara pembahasan substansi agenda utama rapat dan diskusi ngalor ngidul nya, dan biasanya ngobrol ngalor ngidulnya yang lebih lama ketimbang pembahasan substansinya. Bahkan idealnya, sebelum rapat harus dibuat dulu meeting plannya dengan mencantumkan agendanya apa lalu disepakati terlebih dahulu agenda nya oleh para pihak yang akan mengikuti rapat, supaya dalam pelaksanaan rapatnya nanti lebih terarah dan dokumentasinya terstruktur.

Lalu, setelah rapat selesai, notulensi tersebut dikirimkan ke para peserta rapat untuk meminta masukan, apakah ada poin-poin yang kurang, atau harus di perbaiki, untuk kemudian setelah final, dikirim lagi versi finalnya. Dokumen ini bisa mempunyai kekuatan legal ketika ada para pihak yang tidak menjalankan kesepakatan.

Tentu tidak semua pertemuan harus ada MoM nya, tinggal kita pilah saja pertemuan seperti apakah yang sepertinya harus ada MoM nya.

Semoga berguna 😉

Sugeng Wibowo

Sugeng Wibowo adalah ICT Specialist Penabulu, Founder TemanWeb, pecinta web, musik akustik dan kopi hitam.